Urzędy pracują BOK-ami
Biuro Obsługi Klienta w urzędzie w Sępólnie. Fot. Robert Środecki
BOK-i to jeden z elementów unijnego programu pod nazwą „Profesjonalizacja urzędu równa się satysfakcja mieszkańców”. W programie, którego liderem jest powiat, wzięły udział wszystkie urzędy gmin i starostwo.
– Całkowita wartość projektu to 1.118.270 zł, z czego 89 procent stanowi unijna dotacja. W ramach projektu przeprowadzono szkolenia ogólne i specjalistyczne dla 156 pracowników urzędów. Zorganizowano studia podyplomowe dla 44 urzędników. Zakupiono zestawy komputerowe, urządzenia wielofunkcyjne oraz meble biurowe dla uruchamianych w urzędach Biur Obsługi Klienta. W ramach programu zatrudniono na rok 5 pracowników do obsługi tych biur – mówi Kamila Jabłońska ze starostwa powiatowego.
Uruchamiając BOK-i, nikt Ameryki nie odkrył. Takie biuro w Urzędzie Gminy w Sośnie z powodzeniem działa od kilku lat. Inaczej to tzw. recepcyjny system obsługi klienta. Udając się do urzędu, nie szukamy urzędnika odpowiedzialnego za daną sprawę, tylko kierujemy się wprost do BOK-u, który jest zlokalizowany jak najbliżej wejścia. Tam otrzymujemy potrzebny wniosek, składamy podanie czy komplet dokumentów. Tutaj otrzymujemy wystawione decyzje itp. Poruszanie się w urzędniczej dżungli mają ułatwić tzw. karty usług. Jest to informacja, która określa jakie dokumenty należy złożyć, w jakich terminach, gdzie można się odwołać od decyzji urzędnika. Podobne karty w wersji elektronicznej mają znaleźć się w Internecie.
Najwięcej środków i energii przeznaczono na uruchomienie BOK w Urzędzie Miejskim w Sępólnie. W miejscu dawnej portierni powstała nowoczesna i przestronna recepcja. Jak zapewnia sekretarz Dariusz Wojtania, rzeczywiście można tu załatwić wiele spraw. Początkowo urząd miejski i starostwo miały mieć wspólne Biuro Obsługi Klienta. Włodarze powiatu uznali jednak, że plany inwestycyjne gminy są zbyt kosztowne i wycofali się z tego projektu.
– W starostwie biuro działa na bazie sekretariatu. Właściwie jest to punkt informacyjny. Na korytarzu jest stolik i krzesła. Można tam odsapnąć, wypełnić dokumenty. Pracownik biura pokieruje gdzie trzeba i udzieli wszelkich informacji. Meble, które zostały wymienione, przekazaliśmy do komendy powiatowej policji – mówi sekretarz powiatu Anna Deja-Dobrowolska.
Również w Więcborku biuro działa na bazie dawnego sekretariatu, który już od kilku lat był wyposażony jak recepcja.
W Kamieniu BOK utworzono na parterze urzędu miejskiego, gdzie było sporo wolnej przestrzeni.
Pojawiły się opinie, że tworzenie biur to produkowanie kolejnych etatów.
– Zatrudnieni w tej chwili pracownicy są finansowani z programu na rok. Wymogi są takie, że po tym okresie należy utrzymać stanowisko, ale niekoniecznie etat. Decyzja będzie należeć od woli kierowników urzędów – wyjaśnia Anna Deja-Dobrowolska.